Ken je dat gevoel? Je hebt heel erg duidelijk een doel voor ogen. Tijd voor actie zou je zeggen. Dat is niet helemaal waar. Om namelijk het optimale uit je tijd te halen en dus tijd voor jezelf over te houden, is het van essentieel belang dat je precies weet waaraan je je tijd besteedt. Er is een ding waarvan veel mensen (vooral vrouwen) last hebben als het gaat om tijd. We overschatten de tijd die we ergens voor nodig hebben en we onderschatten de hoeveelheid tijd die we beschikbaar hebben. In dit blog een aantal tips om hier meer grip op te krijgen en meer tijd over te houden. 

Waar blijft de tijd?

Vraag jij jezelf ook weleens af waar de tijd blijft? Roep je ook weleens dat er niet genoeg uren in een dag zitten? Ik moet je teleurstellen. Of je nu Beyoncé bent, koningin Maxima, thuisblijfmoeder of directeur bij een groot bedrijf; onze dagen bestaan altijd uit 24 uur. Er is niemand die 25 of 30 uur in een dag kan stoppen. Er is simpelweg niet meer tijd. Het gaat erom dat je keuzes maakt in wat je met je tijd doet. Elke dag maak je keuzes. Je kiest ervoor om op een bepaalde dag dingen te doen of juist niet. Op het moment dat je keuzes maakt en je je bewust wordt van je keuzes, dán ga je je tijd nuttig besteden en krijg je het idee dat je wel genoeg tijd hebt. Om deze keuzes te kunnen maken, heb je echter wel inzicht nodig in je tijd.

Meld je zelf aan voor de gratis online-training ‘de 7 stappen naar meer productiviteit.

Klopt jouw perceptie van tijd

In mijn werk als professional organizer kom ik heel vaak tegen dat vrouwen het moeilijk vinden om hun tijd goed te managen. Dit komt doordat veel vrouwen hun tijd benaderen vanuit een verkeerd perspectief. Ze zien tijd niet als iets tastbaars. Een berg papier, je kledingkast of de schuur krijg jenog wel georganiseerd, want die kun je gewoon beetpakken. Tijd niet. Tijd is niet tastbaar en daardoor lastig te organiseren. Hoe lang is een dag? Dat hangt van een aantal factoren af: hoeveel energie je hebt, hoeveel slaap je hebt gehad en hoe veeleisend je kinderen zijn. Hoe lang is een uur? Zestig minuten? Ja, feitelijk gezien is dat zo. Maar je zult ook beamen dat een uur wachten in de wachtkamer van de kaakchirurg veel langer voelt dan een uur besteden aan iets wat je het allerliefst doet. Pas daarom je perceptie van tijd aan en ga het zien als iets tastbaars.

Het inschatten van je tijd

De meeste vrouwen denken alleen na over ‘wat moet ik doen’. Ze denken niet na over hoe lang iets duurt. Best gek, want bij alle afspraken die je in je agenda zet, weet je vaak wel hoe lang je ermee bezig bent of hoe lang je eraan wilt besteden. Een goede inschatting van je tijd is van belang om je tijd te kunnen besteden aan de dingen die jij het liefst doet.

Inschatten van hoe lang iets duurt, is niet moeilijk. Wij vrouwen zijn er echter een ster in om te onderschatten hoe lang je ergens mee bezig bent. Niet dat mannen er wel heel goed in zijn hoor, maar die nemen vaak minder hooi op hun vork, waardoor de gevolgen minder snel zichtbaar zijn. Als je begint met het inschatten van je tijd, dan heb je vaak geen idee hoe lang iets duurt. Op een gegeven moment word je er echter een meester in. Het klinkt misschien een beetje gek of zelfs beangstigend om voor alles wat je doet te weten hoe lang het duurt. Maar stel je voor: je bent bezig met het bijwerken van je website en je weet dat je een bepaalde pagina nog moet bijwerken en dat je dat 30 minuten kost. Er gebeurt iets waardoor je dat vandaag niet kan doen. Je weet dan dat als je morgen 30 minuten ruimte hebt, je het alsnog kan doen. Dit overzicht geeft je rust. Je zult minder gestrest zijn en je minder opgejaagd voelen.

Waarom weten we voor veel van onze taken niet hoe lang we ermee bezig zijn? Simpel. We zijn bang dat het ons te veel tijd kost. We voelen ons nu eenmaal prettiger om onze ogen dicht te doen en in het diepe te springen. Soms zijn we ook gewoon te positief als het gaat om het inschatten van onze tijd. We willen dat iets snel af is en zijn dan minder realistisch in het maken van de inschatting. Ontkennen dat iets een bepaalde tijd duurt, lost echter niets op. Je kan negeren dat iets een uur duurt, maar na een halfuur kom je toch echt tijd tekort om de taak af te maken. Als je constant een verkeerde inschatting maakt van je tijd, dan krijg je niets af. Je tijd verkeert inschatten, kan tot uitstelgedrag leiden als het omgekeerde het geval is. Je begint nooit aan een taak van 30 minuten als je denkt dat hij 2 uur duurt.

Het indelen van je tijd

Heb je al inzicht in je tijd, dan is het tijd om keuzes te maken over hoe je je tijd indeelt. Bij het indelen en plannen van je tijd zijn er naast ‘verborgen’ zaken, nog een aantal andere zaken waar je tegenaan loopt en waarmee je rekening moet houden. Het indelen van je tijd is niet meer en niet minder dan het maken van keuzes. En keuzes maakt iedereen anders. Ook de problemen waar je tegenaan loopt, zijn per persoon verschillend. Besteed daarom alleen aandacht aan jezelf en laat buiten beschouwing wat anderen doen. Ik zeg niet dat je niet van elkaar kunt leren en elkaars adviezen niet moet opvolgen, maar denk wel elke keer na of het bij jouw persoonlijke situatie past en van toepassing is.

Diep verborgen onder de chaos die je misschien ervaart in je hoofd en de onrust die je dagelijks ervaart bij het in de lucht houden van al je ballen, zit ook het antwoord. Elke dag kom je aanwijzingen tegen die je op weg helpen. Maak gebruik van je vaardigheden, kracht en dingen waarin je minder goed bent, je persoonlijke voorkeur, jouw stijl en de dingen waarvan je energie krijgt en die je het liefst doet. Door jezelf onder de loep te nemen, ontwikkel je een systeem dat helemaal bij jou past.

Stel jezelf vragen over de indeling van je tijd

  1. Wat zijn mijn passies?
  2. Wat werkt voor mij?
  3. Welke voorkeuren heb ik?
  4. Wat is mijn energieniveau en waarvan krijg ik energie?

Maak een goede planning

Een bekende quote van timemanagement goeroe Brian Tracy luidt: ‘One hour of planning will save you ten hours of doing.’ Je tijd indelen en keuzes maken over waaraan je je tijd besteedt, komt eigenlijk neer op het maken van een goede planning. Ik adviseer je om elke dag, elke week, elke maand, kwartaal en jaar je doelen om te zetten in een planning. Zonder planning haal je je doelen niet of wordt het erg lastig om ze te halen.

Voor het plannen heb je drie dingen nodig:

  • Je planner.
  • Een lijst met jouw doelen.
  • De tool die jij gebruikt om in de gaten te houden hoe je je tijd verdeelt.

Samen vormen deze drie dingen een soort van filter voor alle keuzes die je moet nemen als je bepaalt waar je je tijd aan besteedt. Je moet elke dag keuzes maken. Er zijn dingen die je wilt doen, dingen die je moet doen en dingen die anderen je vragen. Daarnaast zijn er natuurlijk ook nog allerlei soorten stoorzenders die je tijd opslokken (de stoorzenders die bij jezelf vandaan komen en stoorzenders van buitenaf). Ook zijn er altijd onverwachte zaken waarmee je rekening moet houden.

Om je planning op de rit te houden, is het belangrijk om dagelijks voor jezelf een korte evaluatie te doen. Doe dit bij voorkeur aan het eind van de dag, voordat je gaat slapen (dan heb je meteen alles uit je hoofd, waardoor je beter slaapt). Neem 15 minuten de tijd om je to-dolijst en je planning van die dag en de volgende dag door te lopen. Vink alles af wat je hebt gedaan (dat voelt zo goed!) en evalueer de taken die je niet hebt gedaan of niet af hebt gekregen. Besluit vervolgens of je ze van je lijst afhaalt of opnieuw inplant. Ook kun je voor jezelf bekijken of al je taken ongeveer zo lang duurden zoals je van tevoren had ingeschat.

Zoek wat bij je past

Ik heb naast mijn to do lijst nog een lijst met klusjes die ik ooit nog wil doen én een aparte boodschappenlijst.  Dit is een manier die voor mij werkt. Voor anderen is een andere manier weer veel fijner. Ik adviseer je om op zoek te gaan naar wat bij jou past. Experimenteer met diverse methoden en systemen om je to do’s te verzamelen. Ga op zoek naar de ideale planner voor jou. Het belangrijkste is dat je een systeem hebt dat voor jou werkt.

Ga ook op zoek naar een planner die bij jou past. Een goede planner vinden kan een tijdje duren en de enige manier om erachter te komen of iets bij je past, is simpelweg uitproberen. Op het moment zijn er heel veel goede planners op de markt. Kijk bijvoorbeeld ook even bij mijn favorieten.  Maak je keuze voor een goede planner echter op basis van je eigen voorkeuren en wensen.

Dit blog is gebaseerd op een van de hoofdstukken uit ‘Druk zijn is een keuze’. Wil je nog meer weten over het maken van keuzes over je tijd, productief werken en tijd overhouden voor datgene wat écht belangrijk voor je is? Meld je dan aan voor de gratis online-training ‘de 7 stappen naar meer productiviteit. In deze training ga ik niet alleen in op hoe je meer tijd krijgt maar ook 6 andere manieren om effectiever met je tijd om te gaan.

meer tijd


Leave a Reply

Your email address will not be published.