Thuiswerken: de 5 beste tips en tools om er het beste van te maken

Thuiswerken. Vroeger werden we er vaak heel blij van omdat je op zo’n dag thuiswerken super veel meer deed dan op kantoor. Maar nu, sinds de intrede van Covid-19, thuiswerken meer de norm is dan de uitzondering, kan ik me voorstellen dat het je steeds lastiger af gaat. Het ‘moeten’ thuiswerken, de combinatie met kinderen en de onzekerheid over hoe lang het allemaal nog gaat duren, maken het er niet gemakkelijker op. Daarom in dit blog de 5 beste adviezen als het gaat om thuiswerken.

Je werkplek

Ik ga er voor het gemak even vanuit dat jij niet zomaar op iedere willekeurige locatie goed kunt werken en dat een aangewezen werkplek belangrijk voor je is. Zorg dus bij het thuiswerken voor een plek die zo goed mogelijk voor jouw werkt. En dat gaat verder dan alleen een opgeruimd bureau, een goede stoel en goede software om te beeldbellen. Zorg ervoor dat je je er prettig voelt. Maak het een fijne plek waardoor jij geïnspireerd raakt. En dat kan al door een mooie pen of een fijne beker om uit te drinken. Heeft je plek een dubbelfunctie (bijv. de eetkamertafel)? Zorg er dan voor dat je een doos of krat hebt, waar je als je stopt met werken al je spullen in stopt. Op die manier blijft je werk niet liggen én heb je meteen een moment om de dag af te sluiten (handig voor meer werk-privé) balans.

Afleiding

Als werkende of ondernemende moeder is onze grootste afleiding (naast onze telefoon en de deurbel) misschien wel onze kinderen (of andere huisgenoten) die zorgen voor de meeste afleiding. Zorg er dus voor dat je duidelijke afspraken maakt. Vertel hen wanneer je beslist niet gestoord wilt worden of maak de afsprak ‘laptop open = niet storen’). Hang deze regels desnoods duidelijk zichtbaar op.

Maar de grootste afleidingen tijdens het thuiswerken zijn meestal gek genoeg niet onze kids. Het zijn vaak andere dingen als ‘even’ de was ophangen, de vaatwasser leegruimen of stofzuigen. En begrijp me niet verkeerd, een schoon huis is heel belangrijk, maar op kantoor ga je toch ook ineens het kopieerapparaat staan afstoffen? Negeer dit soort dingen of plan ze buiten kantoortijden. Net als het stemmetje in je hoofd dat op de meeste gekke momenten om de hoek komt kijken en ons voorziet van diverse klussen, reminders en andere zaken waar we op dat moment niet mee bezig zijn. Zorg dat je altijd een opschrijfboekje naast je hebt liggen. Dan kun je meteen als er iets is dat in je hoofd opkomt, kunt opschrijven. Werk je liever digitaal? Dan is de app Braintoss een goede tool.

Plan je tijd in

Als je gaat thuiswerken zal je ritme enorm veranderen waarschijnlijk. Dingen die je niet meer doet (naar kantoor rijden) worden vervangen door taken die erbij komen. Het beste tip is om zoveel mogelijk dezelfde routines en tijden aan te houden zoals je eerder al had. Start op dezelfde tijden, houdt dezelfde pauzes aan enz. Maar het voordeel van thuiswerken is wel dat je kunt nadenken over hoe jij je werkdag zo prettig mogelijk kunt indelen. En hoe je je tijd optimaal kunt gebruiken. Een goede planning is hierbij essentieel. Maar hoe maak je die?

• Plan niet alleen je afspraken in, maar plan al je taken in. Zo zie je makkelijker hoeveel je (over) hebt
• Plan niet te veel in en houd witruimte over voor onverwachte zaken
• Plan lastige taken aan het begin van de dag (slik de kikker!)
• Gebruik 1 planner voor zowel werk als privé
• Plan als eerste tijd in voor jezelf
• Maak gebruik van tijdsblokken waarin je taken doet die in dezelfde categorie vallen.
• Neem iedere dag 10 minuten de tijd om je planning voor de volgende dag te maken

Tijd voor jezelf

Trap niet in de bekende valkuil van thuiswerkers om te veel te gaan werken. Wanneer je thuis aan het werk bent, kan het zijn dat je vind dat je extra moet presteren. Dit komt doordat je omdat anderen je niet zien als je aan het werk bent je dit wilt compenseren door extra taken op je te nemen en langer door te gaan. Tel daarbij op dat thuis werken ervoor kan zorgen dat je geen vast ritme meer hebt en je vertrouwde omgeving moet missen, waardoor je door een verkeerd tijdsbesef meer uren werkt. Zorg dus voor pauzes en maak bewust tijd voor jezelf. Een auto rijdt ook niet zonder benzine: die tijd heb je nodig om weer energie op te doen voor de volgende werkdag.

Leg de lat voor jezelf nu ook niet te hoog; je kunt beter in blokken werken met een pauze tussendoor, dan één lange streep nastreven. Bijvoorbeeld een uur werken, kwartier een beetje rommelen, en dan weer verder. Kortere porties kan ook: een half uur je mailbox ordenen en diagnose over vervolgstappen stellen, dan een kwartier telefoontjes afhandelen. Je werkdag is een serie sprintjes, geen marathon. Gebruik je telefoon of klassieke eierwekker om die porties tijd bij te houden.

Probeer het niet alleen te doen

Als vrouw willen we altijd alles maar zo goed mogelijk doen en vooral zelf. En ook bij thuiswerken is dit een enorme valkuil. Trap daar niet in en probeer een balans te vinden in je tijd door de dingen waar je niet goed in bent te delegeren en uit te besteden. Bestel eens een keer boodschappen of je diner, zodat jij lekker even kunt gaan wandelen buiten. Laat je partner eens een keer de kids op bed leggen of de was doen. Er zijn genoeg dingen die je door iemand anders kunt laten doen (en nee, dat maakt je geen slechte moeder). Ook tijdens werktijd zijn er dingen die je kunt regelen. Is de buurvrouw ook thuis aan het werk en heb jij een belangrijke meeting? Vraag of zij even op je kinderen past zodat jij ongestoord kunt (video)bellen en doe het op een andere moment voor haar. Of maak met je partner duidelijke afspraken, zodat jij je werk ongestoord kunt doen. Er zijn zat mogelijkheden als je je realiseert dat het allemaal niet perfect hoeft en dat je niet alleen bent.

Heb je hulp nodig bij efficiënt thuiswerken of het verhogen van je productivteit? Ik help je graag met persoonlijke coaching (dat kan prima op afstand) of ga zelf aan de slag door mijn boek ‘Druk zijn is een keuze’ te lezen.