In mijn vorige blogpost over het ordenen van je administratie ben ik ingegaan op hoe je je administratie uitzoekt en sorteert. Nu je alle overbodige zaken hebt weggegooid en er alleen stapeltjes zijn overgebleven met dat wat bewaard moet worden, is het tijd je administratie logisch in te delen. Vandaag ordenen administratie- deel 2.
Gemakkelijk terugvinden
De truc is nu om je papieren zo in te delen dat je ze gemakkelijk kunt terugvinden. Voordat je je administratie gaat opbergen, is het goed eerst te bedenken hoe je het wilt indelen. Als uitgangspunt daarbij geldt: alles moest snel en gemakkelijk terug te vinden zijn. Bovendien moet je er ook gemakkelijke documenten aan kunnen toevoegen of kunnen verwijderen.
Ordenen administratie: Indelen
Een aantal tips om je administratie goed in te delen:
- Bewaar alles bij elkaar
- Maak mappen niet te dik, maar ook niet te dun. Te dikke mappen kun je beter onderverdelen in meerdere mappen, te veel dunnen mappen maakt het geheel moeilijk doorzoekbaar en onoverzichtelijk
- Kies een systeem dat voor jou logisch is. Jij moet iets makkelijk terug kunnen vinden.
Verschillende indelingen
Er zijn verschillende manieren om je administratie in te delen. Bijvoorbeeld op datum, op alfabet of op onderwerp. Voor een thuisadministratie is het over het algemeen het gemakkelijkst om alles per onderwerp in te delen. Je kunt bijvoorbeeld denken aan de volgende onderwerpen:
- Huis
- Belasting
- Bank
- Verzekeringen
- Werk
- Gezin
- Abonnementen
- Gebruiksaanwijzingen
- Garantiebewijzen
Ieder onderwerp staat voor een andere map of ordner. Binnen elke onderwerp kun je weer submappen maken. Verzekeringen kun je bijvoorbeeld indelen in: auto, huis, zorg, fiets etc. Binnen de map Belasting kun je bijvoorbeeld weer een onderverdeling maken per jaar.
Neem de tijd
Het maken van een indeling kan een wat tijd kosten. Denk er ook goed over na. Als je een indeling hebt waar je goed over na hebt gedacht, kan dit voorkomen dat het weer een rommeltje wordt. Een goede indeling draagt bij aan een opgeruimde administratie.
Lees hier deel 1: het ordenen van je administratie – uitzoeken en ordenen
Opbergen
Nu we onze papieren hebben gesorteerd en ingedeeld, is het tijd om ze weer op te bergen. De keuze voor een opbergsysteem maak je afhankelijk van de hoeveelheid papieren die je wilt opbergen én de indeling die je hebt gemaakt. Daarnaast is persoonlijke voorkeur ook bepalend, evenals de ruimte die je beschikbaar hebt. Stap in ieder geval niet in de valkuil om eerst een opbergsysteem aan te schaffen en dan te proberen je administratie er in kwijt te kunnen.
Verschillende manieren om op te bergen
Om je administratie op te bergen heb je verschillende manieren. De meest voorkomende is een ordner, maar je kan je administratie ook opbergen in tijdschriftencassettes, hangmappen (in een la of handmappendoos), staande mappen, een accordeon map of een ladeblok met kleine laatjes.
Koop niet meteen allerlei nieuwe mappen en dozen, maar maak gebruik van dingen die je al in huis hebt en die je niet gebruikt. Mocht je wel nieuwe ordners of mappen willen kopen dan vindt je bij Hema, Ikea genoeg om uit te kiezen. Onthoud wel: hou het eenvoudig, zorg dat je je papieren snel en gemakkelijk terug kan vinden en koop een opbergmethode die je zelf gemakkelijk vindt. Mijn persoonlijke favoriet is de Leitz hangmappendoos Click & Store.
Hulp nodig?
Wil jij aan de slag met het opruimen van je administratie, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Weet je niet wat je met je papier stapels aan moet? Wil je je administratie eens goed uitzoeken en heb je daar hulp bij nodig? Dan kan ik je helpen. Samen met jou breng ik structuur aan in je administratie. Neem contact op voor meer informatie of bekijk mijn aanbod voor meer structuur.
Kwalisite
Een goede indeling maken en je administratie ordenen kan inderdaad wat tijd in beslag nemen. Gelukkig hoef je dit maar een keer goed te doen en behoud je daarna het overzicht. Mijn boekhouder heeft mij ook veel tips gegeven om structuur te behouden.
Een boekhouder kan je op weg helpen. Helaas, hebben veel boekhouders wel nog de neiging veel te veel te veel willen bewaren is mijn ervaring. Een boekhouder is er namelijk voor je boekhouding en niet voor het organiseren van je papieren, daar zet je een organizer voor in. Net als dat je de tuinman niet je kozijnen laat schilderen.