Dagelijks worden we overspoeld met een enorme hoeveelheid informatie. Tegenwoordig wordt geschat dat de hoeveelheid digitale informatie in de wereld elke twee jaar verdubbelt. We zijn al een tijdje gewend om informatie buiten ons hoofd op te slaan. Ook het gebruik van digitale tools om kennis vast te leggen is niet nieuw. Maar hoe we dat doen, kan echt wel een update gebruiken. We verspillen namelijk veel tijd en energie aan het terugvinden van informatie die we ergens hebben bewaard, als we het uberhaupt nogmaals gebruiken. Het kan echter ook anders: persoonlijk kennismanagement (PKM).
Stop de stapels
In het verleden was het heel normaal om stapels papier op je bureau te hebben liggen. Ook rondlopen met een takenlijst van Atlanta was heel normaal. En ook vandaag de dag kom ik het nog regelmatig tegen. Mensen die op hun bureau een stapel papieren hebben liggen waar je niet aan mag komen. Want o,wee als je de volgorde verandert, dan kunnen ze niets meer terugvinden. Ik moet bekennen dat ik daar altijd enorm recalcitrant van wordt en de neiging krijg om die stapels juist om te gooien. En zo’n to do blok kan ook echt niet meer. Gelukkig is er ook al langer een verandering gaande waarbi we orde willen scheppen in die papieren stapels. Collega Annemiek Tigchelaar schreef er in 2011 al een boek over: Stop de Stapels! Het is nu tijd om helemaal korte metten te maken met alle niet digitale informatie. Of je chaos nu zit in je papieren archief, een ondoorgrondelijke mappenstructuren waarbij je minimaal 8 keer moet doorklikken of chaotische takenlijsten op een kladblok: persoonlijk kennismanagement is een manier om alles wat voor jou belangrijk is beter te bewaren, terug te vinden en te gebruiken.
We hebben het niet geleerd op school
Ik ben zelf opgegroeid in de jaren tachtig en negentig. Ik heb nog geleerd te typen op een typemachine, ken het geluid van ‘verbinden met het internet’ en de frustraties van WP5.1. Een tijdperk waar e-mail en mobiele telefoons nog niet bestonden en we rondliepen met een floppydisk om digitale informatie over te brengen naar een ander. Vanwege mijn universitaire studie heb ik nog geleerd om via een kaartenbaksysteem in een bibliotheek dingen op te zoeken en ook het gebruik maken van informatie op het internet en het zoeken daarna (ken je de zoekmachine Ilse nog?) heb ik aangeleerd gekregen. Maar ik weet dat dit vrij uniek is. Tegenwoordig is het opslaan en zoeken naar informatie iets waarvan wordt uitgegaan dat je het ‘gewoon maar weet’ en kan. Ik zie regelmatig klanten verzuipen in een grote hoeveelheid informatie. Zelfs als ze voor het opslaan en zoeken de nieuwste digitale tools tot hun beschikking hebben. Simpelweg omdat ze het nooit hebben geleerd om te gebruiken. Alleen door te investeren in een goed kennismangementsysteem kun je ervoor zorgen dat je nooit meer informatie kwijt bent en kost het terugzoeken van iets je niet meer dan 2 minuten. Zorg er dan wel voor dat je een systeem van persoonlijk kennismanagement bouwt dat ook echt bij jou past en dat niet te ingewikkeld is.
Wat is een persoonlijk kennismanagement systeem?
Mijn vriend CoPilot vertelde mij het volgende over een persoonlijke kennismanagement systeem:
Een persoonlijk kennismanagement systeem (PKM) is een methode of verzameling van tools en technieken die individuen gebruiken om hun eigen kennis en informatie effectief te verzamelen, organiseren, opslaan, terug te vinden en te delen. Het doel van een persoonlijk kennismanagement systeem is om de productiviteit en efficiëntie te verhogen door ervoor te zorgen dat belangrijke informatie gemakkelijk toegankelijk is en goed beheerd wordt.
Met andere woorden een persoonlijk kennismanagement systeem kan voor jou functioneren als een soort tweede brein. Het systeem helpt je bij het opslaan, zoeken en toepassen van je eigen informatie. Bovendien is het een heel persoonlijke tool. Wat voor jou werkt, werkt voor een ander miscchien niet. Een PKM ziet er voor iedereen anders uit en is uniek. Denk dan maar aan die keer dat je op een ander zijn computer iets moest zoeken en het totaal niet logisch vond hoe de mappen waren ingedeeld. Of wanneer je samen met collega’s een mappenstructuur moet bedenken. Die is vaak niet voor iedereen heel logisch.
Verschillen van persoon tot persoon
Per persoon kunnen er een aantal verschillen zijn. Dat zie je terug bij de volgende punten:
- De inhoud en de vorm van de informatie die je wilt vastleggen. Iemand die heel visueel is ingesteld, zal zijn informatie anders opslaan of zoeken dan iemand die onderzoeker is en vooral met heel veel documenten werkt waar hij verbanden tussen wil leggen. Mensen met ADHD hebben er vooral behoefte aan om het overzicht te houden en vooral hun planning, de inhoud van gesprekken en acties om te onthouden vast te leggen. Wat je wilt vastleggen, wat voor jou belangrijk is en wat je met de informatie wilt doen bepaalt dus de vorm en inhoud van jouw persoonlijke kennismanagement systeem.
- Hoe je de informatie gebruikt. Als je veel met je collega’s belt en wanneer het belangrijk is dat je snel zaken kunt terugvinden maakt een ander systeem dan wanneer je veel informatie in documenten opslaat en vooral overzicht wilt hebben. De manier waarop je je informatie gebruikt is daarmee van grote invloed op jouw persoonlijke kennismanagment systeem.
Dus hoe je je systeem voor persoonlijk kennismanagement opzet, zul je echt voor jezelf moeten ontdekken en moeten betrekken in het ontwerp van je systeem. Hoe jij het liefst informatie omgaat, beïnvloedt hoe je die kennis vastlegt en welke digitale tools je doorvroor wilt gebruikt. Dit kunnen overigens ook meerdere tools zijn, zolang ze maar een samenhangend systeem vormen en je voor ieder onderdeel slechts één tool gebruikt.
Architect, tuinier of bibliothecaris
In haar boek ‘Tiny Experiments’ en in een blog over de keuze voor een goed systeem om informatie te noteren, beschrijft neurowetenschappen Anne-Laure Le Cunff worden de termen architect, gardener, en bibliothecaris om verschillende benaderingen van kennismanagement en persoonlijke groei te beschrijven. Welke type jij bent, beinvloed de keuze voor de tools die jij gebruikt en de voorwaarden waar jouw persoonlijke kennismanagement systeem aan moet voldoen:
- De architect benadert kennismanagement met een gestructureerde en planmatige aanpak. Dit type persoon houdt van duidelijke systemen en processen, en bouwt een solide basis voor hun kennis en projecten. Ze ontwerpen hun leven en werk met precisie en zorgvuldige planning. Een digitale tool die voor deze type mensen goed werkt is Notion.
- De gardener heeft een meer organische en flexibele benadering. Net zoals een tuinier planten verzorgt en laat groeien, cultiveert deze persoon zijn kennis en vaardigheden op een natuurlijke en adaptieve manier. Ze laten ruimte voor groei en verandering, en passen zich aan aan de omstandigheden. Een digitale tool voor deze type mensen is Obsidian.
- De bibliothecaris richt zich op het verzamelen, organiseren en toegankelijk maken van informatie. Dit type persoon houdt van orde en structuur, en zorgt ervoor dat alle kennis gemakkelijk terug te vinden is. Ze beheren hun kennis als een goed georganiseerde bibliotheek. Deze personen kunnen vaak goed uit de voeten met OneNote.
Uit welke onderdelen bestaat een goed persoonlijke kennismanagment systeem?
Welke kennis je in jouw persoonlijk kennismanagement systeem stopt is dus helemaal aan jou. Het zal gaan om informatie die je wél snel paraat wilt hebben, maar die je niet in je hoofd wilt of kunt bewaren. Denk daarbij o.a. (maar niet uitsluitend) aan takenlijsten, (project)planningen, checklists, e-mail, informatie die je via communcatie ontvangt (mondeling, via telefoon of Whatsapp/Signal/Team-Chat, aantekeningen, artikelen, ideeen, gedachten, quotes, persoonlijke informatie en documenten. Het maakt daarbij niet uit wie die informatie heeft geproduceerd en ook niet of het een verzameling van informatie is (zoals een artikel of een document) of een verwijzing naar informatie. Het enige criterium is dat jij snel over die informatie wilt kunnen beschikken.
Een goed persoonlijk kennismanagment systeem bestaat, ongeacht de vorm of de tool die je ervoor gebruikt uit 3 onderdelen:
- * Een goede takenmanager. Denk bijvoorbeeld aan MS To Do, Outlook Taken, Todoist of een andere digitale takenmanager.
- * Een e-mailsysteem.
- * Een digitale planner om al je afspraken in te noteren, zoals Outlook of Google Agenda.
- * Een tool om alle overige informatie een plek te geven. Bij voorkeur een systeem dat doorzoekbaar is, waarbij je informatie kunt delen en kunt voorzien van meta-data.
Hoe kies ik de juiste tools?
Omdat een persoonlijk kennismanagment systeem uniek is en verschilt per persoon, per situatie en per soort werk dat je doet, kom je er niet in één keer zomaar achter wat bij jou past. Al kun je vermoedelijk vrijwel met alle beschikbare tools wel tot op zekere hoogte uit de voeten. De enige manier om te ontdekken wat écht bij jou past is in actie komen, aan de slag gaan en dingen gaan uitproberen. Gewoon beginnen! Pas daarbij dan wel op dat je niet al je informatie gaat overzetten naar zo’n systeem. Ook hier geldt het principe van het eten van een olifant: neem kleine hapjes. En denk gaat na over welke onderdelen van zo’n systeem voor jou al staan. Je kunt mij namelijk niet vertellen dat je helemaal nog niets hebt.
Hoe nu verder?
Zoals ik hierboven al opmerkte, ga ontdekken wat voor jou werkt. Ik weet ook dat dit simpeler gezegd dan gedaan is en ik help je er dan ook graag bij. Wil je meteen een deepdive en een voor jou werkend Persoonlijk Kennismanagement Systeem opzetten met mijn hulp? Neem dan contact op voor de 1-op-1 variant van Productiever en Slimmer Werken. Of ga aan de slag met een klein onderdeel van je PKM door het volgen van een training of Masterclass Slimmer Werken met Outlook of Slimmer Werken met MS365.
Mijn boek ‘Druk zijn is een keuze’ al gelezen?
