Administratie ordenen: deel 1 uitzoeken en sorteren - Simple Organizing
administratie ordenen

Administratie ordenen: deel 1 uitzoeken en sorteren

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Administratie ordenen is niet de leukste klus, maar in ieder huis komt het voor: stapels ongeopende post (hoe groot of hoe klein ook), rekeningen die nog betaald moeten worden, bakjes met papieren waar je al een hele tijd niet meer ingekeken hebt én precies dat ene document kwijt zijn nét op het moment dat je het nodig hebt. Misschien heb je ooit wel een systeem gehad voor je administratie, maar is dat verwaarloosd of versloft? Kortom, hoe begin je (opnieuw) met een geordende administratie en hoe voorkom je onoverzichtelijke stapels met papier. De komende weken ga ik samen met jou je administratie ordenen. Vandaag deel 1 – het uitzoeken en sorteren van je papieren.

Verzamelen

De eerste stap van je administratie ordenen is verzamelen. Dit om te voorkomen dat je maar een gedeelte van je administratie op orde brengt. Leg dus al je papieren op één grote stapel, haal je ordners die je voorheen had leeg, pak de stapels met ongeopende post erbij, leeg je postbakjes. Kortom, leg alles wat je in je huis hebt dat met je administratie te maken heeft bij elkaar op een grote hoop en ga aan de slag.

Begin opnieuw

Als je goed aan de slag wilt gaan met je administratie ordenen, vergeet dan ook je oude manieren van ordenen en administreren. Begin met een leeg hoofd en bekijk de stapels met nieuwe ogen. Zeker als je administratie systeem voorheen niet voor je werkte.

Je administratie ordenen is niet zomaar gedaan

Het uitzoeken en sorteren is een lastige stap. Neem er daarom de tijd voor. Plan een middag vrij, pak een kop thee, zet een lekker muziekje op. Ga aan de slag op een plek waar je de spullen ongestoord kunt laten liggen, mocht je niet alles in één keer afkrijgen. Heb je huisdieren die er doorheen kunnen gaan lopen? Of kinderen die er aan kunnen zitten? Of heb je geen kantoor en moet je aan de keukentafel gaan zitten? Label dan alle stapels voordat je ze weglegt. Bewaar je uitgezochte stapels dan apart (bijvoorbeeld in de wasmand). Door de stapels te labelen voorkom je dat je als je weer verder gaat, je niet meer weet waar je was gebleven.

Hoe begin je?

Maar hoe begin je nu met uitzoeken? Niet te veel over nadenken. Pak een klein stapeltje documenten en begin. Handig is misschien te beginnen met eens stapeltje wat je niet zo moeilijk lijkt. Ga door de stapels heen en deel ze in in 3 categorieën:

  1. wegdoen
  2. bewaren
  3. actie

Over verdere categorisering hoef je nu nog niet na te denken. Begin gewoon en pak een papier van je stapeltje. Beslis vervolgens direct wat je met het papier wilt. Wegdoen? Bewaren? of Actie? Deze laatste stapel is de stapel met papieren waar je nog iets mee moet doen voordat je weg kan gooien. Bijvoorbeeld een onbetaalde factuur. Het afhandelen van de Actiestapel volgt later. Neem in ieder geval snel een beslissing en twijfel niet te lang. Gebruik de 3-seconden regel. Beslis binnen 3 seconden wat je met het papier wilt doen. Als je twijfelt over een bepaald papier, maak dan desnoods een Twijfel-stapel die je later nog een keer doorneemt.


administratie ordenen

Heb je mijn boek al gelezen? Bestel hem hier.

Uitzoeken

Ben je klaar met sorteren? Deel de papieren die je wilt bewaren in in verschillende onderwerpen. Bijvoorbeeld: huis, belasting, auto, pensioen enzovoorts. Noteer de onderwerpen op een post-it en plak dit op de stapel. Doe dit meteen tijdens het sorteren, dan hoef je niet twee keer de stapels door. Mocht je tijdens het sorteren er al achter komen dat je meerdere exemplaren van iets hebt, gooi er dan meteen eentje weg. Bewaar de meest recente en gooi de oudste weg. Bij dubbelingen is het gemakkelijk te bepalen of je iets weg kunt gooien.

Wat kan meteen weg?

Bewaar zoveel mogelijk documenten digitaal. Dat scheelt enorm veel ruimte in je huis. Mijn stelregel is vervolgens: kun je een document elders opvragen zonder al te veel moeite. Wees dan niet te bang om het gewoon weg te gooien. Enveloppen, reclamefolders, oude kranten en begeleidende brieven kun je  direct weggooien. Net als rekeningen die je betaald hebt (tenzij ze aftrekbaar zijn van de belasting).

Wat bewaar je?

Een groot aantal documenten bewaar je een jaar en gooi je weg op het moment dat je een nieuwe ontvangt, denk bijvoorbeeld aan verzekeringspolissen, lidmaatschapsbewijzen, pensioenoverzichten en garantiebewijzen (verlopen vaak al na een jaar). Tenslotte zijn er documenten die je altijd moet bewaren: arbeidsovereenkomsten, diploma’s, eigendomspapieren van een eigen woning, huurcontracten, hypotheekpapieren, medische gegevens, notariële aktes en waardepapieren.

Labelen

Als je uiteindelijk al je papieren hebt gesorteerd en uitgezocht houd je een aantal stapels om te bewaren over. Voorzie die stapels van een post-it met daarop de door jou bedachte categorie. Hoe je deze stapels vervolgens praktisch indeelt en ordent? Daar ga ik op in in deel 2 van deze serie.

Hulp nodig?

Wil jij aan de slag met het opruimen van je administratie, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Weet je niet wat je met je papier stapels aan moet? Wil je je administratie eens goed uitzoeken en heb je daar hulp bij nodig? Dan kan ik je helpen. Samen met jou breng ik structuur aan in je administratie. Neem contact op voor meer informatie of bekijk mijn aanbod voor meer structuur.

0 0 vote
Artikelbeoordeling
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
productiviteit vrouwen

Download mijn gratis
e-book

Met de 10 geheimen voor meer productiviteit.

Lees de privacyverklaring over de verwerking van jouw gegevens.

Abonneren
Abonneren op
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x