Vaak help ik mensen met het opruimen en organiseren van hun huis en hun huishouden. De laatste tijd krijg ik echter steeds vaker de vraag of ik ook oplossingen weet voor het georganiseerd houden en het opruimen van computers en telefoons. Natuurlijk! Hoe kun je je computer nou goed organiseren zodat het geen chaos wordt? Hoe maak je een goede mappen structuur? Maak je back-ups? Hoe pak je je e-mail aan? En wat is een slimme manier om je foto’s te organiseren? Digitaal opruimen: mijn beste tips op een rijtje.

De basis van digitaal opruimen

Bij digitaal opruimen werkt het eigenlijk net als bij het opruimen en organiseren van je huis of je kledingkast. Het is het meest belangrijk dat alles zijn eigen plek heeft. Zorg dus ten eerste voor een heel erg duidelijke mappenstructuur en weet waar je je bestanden moet opslaan. Daarnaast geldt ook net als bij het opruimen van je huis, dat het bijhouden met opruimen essentieel is. Dit hoef je niet dagelijks te doen, zoals in je huis. Maandelijks een half uurtje je computer en je telefoon opruimen is echter noodzaak om niet in chaos te verzanden. Ruim bijvoorbeeld je map ‘downloads’ en je bureaublad op. Dat zijn vaak de mappen waar de meeste ‘rommel’ op terecht komt.

Rust en overzicht

Naast de basis is bij digitaal opruimen  rust en overzicht belangrijk. Rust en overzicht houd je ook door bijvoorbeeld je bureaublad niet te druk te laten zijn: zo min mogelijk mappen, een rustige foto en zo min mogelijk sneltoetsen dragen daaraan bij. Haal standaardpictogrammen van programma’s die je nauwelijks gebruikt van je computer af. Laat alleen de programma’s staan die je dagelijks gebruikt. Rust en overzicht ontstaat ook door een overzichtelijke mappenstructuur.

Een goede mappenstructuur

Een goede mappenstructuur is belangrijk. De kans dat je iets kwijt raakt is bij een goede mappenstructuur klein. Ik bewaar zelf mijn ‘lopende projecten’ op mijn bureaublad. Dit is namelijk gemakkelijk terug te vinden. Zodra een project afgelopen is verplaats ik de map van het betreffende project naar ‘afgeronde projecten’. Ik bewaar alles op mijn D-schijf en nummer mijn mappen in volgorde van belangrijkheid. De map die ik het meest vaak gebruik, staat bovenaan. Ook mijn submappen heb ik op eenzelfde manier ingedeeld. Hoe weet je nu welke mappen je allemaal nodig hebt? Dat is voor iedereen anders, maar ik raad je aan om minimaal de volgende mappen te maken:

  • Privé
  • Huis
  • Werk
  • Financiën

Verdeel deze mappen vervolgens weer onder in een aantal submappen zodat alles gemakkelijk is terug te vinden. Huis verdeel je bijvoorbeeld onder in Hypotheek, Gas, Water en Licht, en Gebruiksaanwijzingen.

digitaal opruimen

Rommel op je computer

Als we het hebben over rommel op je computer, dan hebben we het vaak over de map Downloads. Dit is de map waar vaak veel dingen in terecht komen die er niet horen. Probeer deze map dan ook regelmatig op te ruimen en de map zo leeg mogelijk te houden. Zorg ervoor dat de bestanden die erin staan in de juiste map worden gezet. Dit bespaart ruimte op je computer. Foto’s in je downloads map zou ik sowieso direct opruimen in je fotomappen. Om meer ruimte op je computer te creëren is het ook handig om regelmatig je cookies te verwijderen en al je programma’s en apps eens na te lopen. Heb je programma’s die je niet meer gebruikt? Wis ze dan van je computer. Mocht je ze ineens weer nodig hebben, dan kun je ze altijd weer opnieuw downloaden.

Wachtwoorden

Ben jij ook zo iemand die regelmatig zijn wachtwoorden kwijt is? Ben jij ook zo iemand die voor ieder programma een ander wachtwoord intypt en ook steeds de website zelf opnieuw intypt? Dat hoeft helemaal niet. Gebruik gewoon de bookmarks / favorieten. Zet websites die je vaak gebruikt in de favorieten. Je kunt zelfs mappen maken in je favorietenbalk. En voor al je favoriete websites gebruik je vervolgens weer een app voor het onthouden van je wachtwoord. Ik vind zelf 1Password een echte aanrader. Met deze app maak je een masterpassword aan die je toegang geeft tot al je andere passwoorden. Je hoeft dus steeds maar een wachtwoord te onthouden. 1Password is wel een betaalde app, maar er zijn nog veel meer van dit soort apps te vinden die gratis zijn.

E-mail digitaal opruimen

Ik ben zelf iemand die helemaal gek wordt als ik veel e-mail in mijn inbox heb staan. Een ongeorganiseerde inbox geeft mij heel veel onrust. Is mijn inbox een chaos? Dan heb ik ook chaos in mijn hoofd. Ik weet dat veel mensen dit zo ervaren. Zorg er dus voor dat je een systeem hebt om je e-mail bij te houden en een methode hebt voor het digitaal opruimen van je e-mail. Er zijn drie methodes die goed werken om overzicht te houden over je e-mail. Bepaal twee momenten op de dag dat je je e-mail bijwerkt. Op die momenten zijn er 3 dingen die je met je e-mail doet:

  1. beantwoord  je e-mail direct als je ze in 2 minuten kunt beantwoorden. Laat beantwoorde e-mail daarna ook niet in je inbox staan.
  2. Archiveer e-mails
  3. maak een map “af te handelen” voor e-mails die meer dan 2 minuten kosten om te beantwoorden en beantwoord die in een keer. Plan het afhandelen van deze e-mail ook in in je agenda.

Het archiveren van je e-mail is geweldig. Je kunt op die manier e-mails bewaren, zonder dat ze in je inbox staan. Gevaar is wel dat je ze niet meer terug kunt vinden. Zorg er dus voor dat je een voor jou goed systeem hebt om ze te bewaren. Maak bijvoorbeeld een paar submappen in je inbox waar je ze in bewaart.

De grootste rommel in je inbox voorkom je door simpelweg e-mails weg te gooien. Gooi e-mails die je niet meer nodig hebt weg en leeg regelmatig je Prullenbak. Daarnaast geldt voor de digitale brievenbus hetzelfde als voor de gewone; wat er niet in komt hoeft er ook niet uit. Kijk dus of er misschien nieuwsbrieven zijn waar je je voor kunt uitschrijven. Een goede tool hiervoor is Unroll.me. 

Meer lezen over meer rust en overzicht in je inbox? Het boek van Taco Oosterkamp is echt een aanrader.

digitaal opruimen

Digitaal opruimen van je telefoon

Voorkom chaos op je telefoon door ook regelmatig je telefoon digitaal op te ruimen. Verwijder apps die je niet meer gebruikt en verwijder ook dubbele foto’s. Vaak maak je van hetzelfde meerdere foto’s. Gooi dan alle onscherpe en niet mooie foto’s weg en bewaar alleen de mooiste. Vergeet ook niet de map ‘deleted foto’s’ eens te legen. Heb je what’s app? Wis dan regelmatig de foto’s en filmpjes die je over de app krijgt. Deze nemen vaak veel onnodig ruimte in op je telefoon. Bewaar ook hier alleen de foto’s die je echt wilt bewaren.

Nog meer tips? Meld je dan aan voor een GRATIS inspiratiesessie van Simple Organizing. In 30 minuten geef ik je dan minimaal 3 tips voor meer rust, ruimte en overzicht in je huis, huishouden en hoofd. Helemaal aangepast op jouw situatie. 


Leave a Reply

Your email address will not be published.