Digitaal Opruimen: mijn 5 beste tips. - Simple Organizing
digitaal opruimen

Digitaal Opruimen: mijn 5 beste tips.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Voor een ondernemer zijn onze telefoon en computer onmisbaar. We gebruiken ze dagelijks en een beetje structuur is dan wel handig. Maar als je het organiseren van je telefoon en laptop wat laat versloffen kan het een enorm drama worden. Bestanden kwijt, e-mails onvindbaar, geheugen van je telefoon vol. Zonder goede structuur ben je als ondernemer nergens. Het kan je veel tijd kosten (en dus ook veel geld). Hoe kun je je computer nou goed organiseren zodat het geen chaos wordt? Hoe maak je een goede mappen structuur? Maak je back-ups? Hoe pak je je e-mail aan? En wat is een slimme manier om je foto’s te organiseren? Digitaal opruimen: mijn beste tips op een rijtje.

De basis van digitaal opruimen

Bij digitaal opruimen werkt het eigenlijk net als bij het opruimen en organiseren van je huis of je kledingkast. Het is het meest belangrijk dat alles zijn eigen plek heeft. Zorg dus ten eerste voor een heel erg duidelijke mappenstructuur en weet waar je je bestanden op je computer/laptop/telefoon moet opslaan. Daarnaast geldt ook net als bij het opruimen van je huis, dat bijhouden essentieel is. Dit hoef je niet dagelijks te doen, zoals in je huis. Wekelijks een half uurtje je computer en je telefoon opruimen is echter noodzaak om niet in chaos te verzanden. Ruim bijvoorbeeld je map ‘downloads’ en je bureaublad op. Dat zijn vaak de mappen waar de meeste ‘rommel’ op terecht komt. Voor het digitaal opruimen van je mailbox geldt: iedere dag hooguit een half uur is meer dan voldoende.

digitaal opruimen

Meld je nu aan voor de Masterclass “Niet meer verzuipen in je mailbox”

Structuur en overzicht

Naast de basis is bij digitaal opruimen  structuur en overzicht belangrijk. Overzicht houd je door bijvoorbeeld je bureaublad niet te druk te laten zijn: zo min mogelijk mappen, een rustige foto en zo min mogelijk sneltoetsen dragen daaraan bij. Haal standaardpictogrammen van programma’s die je nauwelijks gebruikt van je computer af. Delete apps van je telefoon die je vrijwel nooit gebruikt (je kan ze altijd opnieuw installeren). Laat alleen de programma’s en apps staan die je dagelijks gebruikt. Structuur ontstaat vooral door een overzichtelijke mappenstructuur.

digitaal opruimen

Een goede mappenstructuur

Een goede mappenstructuur op je computer is belangrijk. De kans dat je iets kwijt raakt is bij een goede mappenstructuur klein. Ik bewaar zelf mijn ‘lopende projecten’ op mijn bureaublad. Dit is namelijk gemakkelijk terug te vinden. Zodra een project afgelopen is verplaats ik de map van het betreffende project naar ‘afgeronde projecten’. Ik bewaar alles op mijn harde schijf en nummer mijn mappen in volgorde van belangrijkheid. De map die ik het meest vaak gebruik, staat bovenaan. Ook mijn submappen heb ik op eenzelfde manier ingedeeld. Hoe weet je nu welke mappen je allemaal nodig hebt? Dat is voor iedereen anders, maar ik raad je aan om minimaal de volgende mappen te maken:

  • Privé
  • Huis
  • Werk
  • Financiën

Verdeel deze mappen vervolgens weer onder in een aantal submappen zodat alles gemakkelijk is terug te vinden. Werk verdeel je bijvoorbeeld onder in Administratie, Klanten, Projecten en Opleidingen. Deze kun je desnoods nog verder onderverdelen.

digitaal opruimen

Rommel op je computer

Als we het hebben over rommel op je computer, dan hebben we het vaak over de map Downloads. Dit is de map waar vaak veel dingen in terecht komen die er niet horen. Probeer deze map dan ook regelmatig op te ruimen en de map zo leeg mogelijk te houden. Zorg ervoor dat de bestanden die erin staan in de juiste map worden gezet. Dit bespaart ruimte op je computer. Foto’s in je downloads map zou ik sowieso direct opruimen in je fotomappen. Om meer ruimte op je computer te creëren is het ook handig om regelmatig je cookies te verwijderen en al je programma’s en apps eens na te lopen. Heb je programma’s die je niet meer gebruikt? Wis ze dan van je computer. Mocht je ze ineens weer nodig hebben, dan kun je ze altijd weer opnieuw downloaden.

Wachtwoorden kwijt?

Ben jij ook zo iemand die regelmatig zijn wachtwoorden kwijt is? Ben jij ook zo iemand die voor ieder programma een ander wachtwoord intypt en ook steeds de website zelf opnieuw intypt? Dat hoeft helemaal niet. Gebruik gewoon de bookmarks / favorieten. Zet websites die je vaak gebruikt in de favorieten. Je kunt zelfs mappen maken in je favorietenbalk. En voor al je favoriete websites gebruik je vervolgens weer een app voor het onthouden van je wachtwoord. Ik vind zelf 1Password een echte aanrader. Met deze app maak je een masterpassword aan die je toegang geeft tot al je andere passwoorden. Je hoeft dus steeds maar een wachtwoord te onthouden. 1Password is wel een betaalde app, maar er zijn nog veel meer van dit soort apps te vinden die gratis zijn. Gebruik je Windows/Microsoft: dan wordt er standaard een wachtwoordmanager geleverd bij je programma’s.

E-mail digitaal opruimen

Een ongeorganiseerde inbox geeft mij heel veel onrust. Is je inbox een chaos? Dan is de kans groot dat je ook chaos in je hoofd hebt. Zorg er dus voor dat je een systeem hebt om je e-mail bij te houden. Bepaal twee momenten op de dag dat je je e-mail bijwerkt. Dus niet meer reageren op het moment dat er e-mail binnen komt. Dat zorgt alleen maar voor afleiding. Op die momenten zijn er 4 acties die je met je e-mail doet:

  1. beantwoord  je e-mail direct als je ze in 2 minuten kunt beantwoorden. Laat beantwoorde e-mail daarna ook niet in je inbox staan (deleten die handel)!
  2. Archiveer e-mails als je ze wilt bewaren. Maak geen
  3. maak een map “af te handelen” voor e-mails die meer dan 2 minuten kosten om te beantwoorden en beantwoord die in een keer. Plan het afhandelen van deze e-mail ook in in je agenda. Zet de bijbehorende taak (bijvoorbeeld factuur bedrijf ‘x’ betalen) direct op je to do lijst.
  4. maak een map “wachten op” voor alle e-mails waarvoor je de input van iemand anders nodig hebt voor je de betreffende taak kunt afhandelen.

Wees niet bang om e-mail weg te gooien.

De grootste rommel in je inbox voorkom je door simpelweg e-mails weg te gooien. Gooi e-mails die je niet meer nodig hebt weg en leeg regelmatig je Prullenbak. Daarnaast geldt voor de digitale brievenbus hetzelfde als voor de gewone; wat er niet in komt hoeft er ook niet uit. Kijk dus of er misschien nieuwsbrieven zijn waar je je voor kunt uitschrijven. En dan natuurlijk niet mijn wekelijkse Structuurboost ;-).

Vind je e-mail weggooien best een beetje eng? Overweeg dan om de e-mail te archiveren. Het archiveren van je e-mail is geweldig. Je kunt op die manier e-mails bewaren, zonder dat ze in je inbox staan. Gevaar is wel dat je ze niet meer terug kunt vinden. Zorg er dus voor dat je een voor jou goed systeem hebt om ze te bewaren. Maak bijvoorbeeld een paar submappen in je inbox waar je ze in bewaart. Al is dat tegenwoordig ook al bijna niet meer nodig omdat de zoekfuncties van de meeste e-mailprogramma’s super goed werken.

Op 25 februari 2021 verzorg ik de Masterclass “Niet meer verzuipen in je mailbox”

Digitaal opruimen van je telefoon

Voorkom chaos op je telefoon door ook regelmatig je telefoon digitaal op te ruimen. Verwijder apps die je niet meer gebruikt en verwijder ook dubbele foto’s. Vaak maak je van hetzelfde meerdere foto’s. Gooi dan alle onscherpe en niet mooie foto’s weg en bewaar alleen de mooiste. Vergeet ook niet de map ‘deleted foto’s’ eens te legen. Heb je what’s app? Wis dan regelmatig de foto’s en filmpjes die je over de app krijgt. Deze nemen vaak veel onnodig ruimte in op je telefoon. Bewaar ook hier alleen de foto’s die je echt wilt bewaren.

Nog meer tips? Meld je dan aan voor een GRATIS structuursessie van Simple Organizing. In 30 minuten geef ik je dan minimaal 3 tips om productiever en slimmer te werken, plannen, organiseren en meer structuur in je bedrijf en je leven. Helemaal aangepast op jouw situatie. Boek hier direct een sessie in mijn agenda in.

Meer lezen over meer rust en overzicht in je inbox? Het boek van Taco Oosterkamp is echt een aanrader.

0 0 vote
Artikelbeoordeling
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
productiviteit vrouwen

Download mijn gratis
e-book

Met de 10 geheimen voor meer productiviteit.

Lees de privacyverklaring over de verwerking van jouw gegevens.

Abonneren
Abonneren op
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x