Met het juiste gereedschap kan je de hele wereld aan. Het probleem is alleen dat er heel veel opties zijn als het gaat om productiviteitstools, maar dat het je simpelweg aan tijd ontbreekt om ze allemaal te gaan uitproberen. Gelukkig kan ik je uit de brand helpen! Ik heb veel productiviteitstools geprobeerd en uitgetest, zodat ik jou nu een lijstje kan geven met tools die goed werken en die je zéker eens een keer moet uitproberen als je ze nog niet kent. We hebben namelijk allemaal de juiste tools nodig om onze business te laten draaien, je moet alleen even weten welke te gebruiken.
Mijn favoriete productiviteitstool: Notion
Sinds een tijdje gebruik ik Notion. Waarvoor: eigenlijk voor alles. Van het maken van lijstjes, aantekeningen, to do’s en het maken van planningen. Met Notion kan je een complete database creëren met eigenlijk (zo goed als) alles. Het werkt ook nog eens goed om het overzicht te bewaren over alle digitale informatie (documenten, beeldmateriaal, linkjes etc.) overzichtelijk te organiseren. In deze productiviteitstool kun je heel veel kwijt en hij is echt te gebruiken voor bijna alles.
Notion heeft voor mij inmiddels veel andere systemen vervangen. Met als voordeel (vind ik dan) dat je het systeem helemaal kunt inrichten zoals jij dat wilt (inclusief kleurtjes, plaatsjes etc.). Daarnaast vind ik het een super groot voordeel dat je interne links kunt aanmaken naar andere onderdelen van Notion. Super handig, want hierdoor kun je heel snel en gemakkelijk structuur aanbrengen.
Tools voor het maken van notities
Opschrijfboekje
Ik kan heel veel voorbeelden geven van handige apps of andere tools voor het maken van notities, maar heel eerlijk…. een ‘ouderwets’ notitieboekje vind ik nog altijd het beste werken. Mijn favoriete notitieboekjes zijn die van Leuchturm 1917 en Moleskine en dan vooral de varianten met puntjes en genummerde pagina’s. Maar als je niet te veel geld wilt uitgeven, dan werkt een boekje van Hema of Action natuurlijk net zo goed.
Evernote
Evernote is een super handige tool om van alles in op te slaan en notities in te maken. Je kunt Evernote koppelen met andere apps en het is super gemakkelijk om bijvoorbeeld (delen) van internetpagina’s op te nemen in je notities. Een vergelijkbare tool die ook erg fijn is, is Google Keep.
Tools voor het maken van to do lijsten
Todoist
Creëer rust en ruimte in je hoofd met Todoist. Alle taken die in je opkomen, zet je net als bij een opschrijfboekje, direct op je to-do lijst. Je kunt vervolgens met dit programma heel gemakkelijk prioriteren aanbrengen en labels toevoegen. Van alle to do lijst apps, is dit mijn favoriet.
Remember the Milk
Remember the Milk is een productiviteitstool om op een super gemakkelijke al je lijstjes bij te houden op je telefoon. Haal je to do’s uit je hoofd en stop met denken aan wat je nog allemaal moet doen (en vergeet dus nooit meer de melk!). Remember the Milk stuurt je ook nog eens herinneringen wanneer je iets moet doen.
Braintoss
Niet echt een app voor het maken van to do lijsten, maar wel wel een die ook heel goed werkt als je dingen uit je hoofd wilt hebben omdat je ergens anders op wilt focussen, maar die je niet wilt vergeten. Met Braintoss (een app voor je telefoon) kun je snel ingesproken tekst, een foto of getypte tekst vastleggen om te onthouden. Braintoss verstuurt dit dan als een bericht je eigen e-mailadres, zodat je het op een later moment kan verwerken.
Wil je nog meer te weten komen over productiviteitstools? Wil je de tools in werking zien? Wil je jouw eigen toolbox met tools samenstellen die bij jou passen? Meld je dan aan voor de ‘Masterclass Productivity Toolbox
Tools voor het houden van Focus
Timer
Misschien ken je de Pomodoro techniek wel. Bij die techniek (die zijn naam te danken heeft aan een kookwekker in de vorm van een tomaat) werk je 25 minuten geconcentreerd en neem je vervolgens 5 minuten pauze. Na 4 ‘pomodoro’s’ (2 uur werken) neem je een grotere pauze van minimaal een half uur. Daarna ga je weer verder. Bij deze techniek kun je een kookwekker gebruiken, maar ook gewoon de timer op je telefoon.
Forest
Vind je een timer of kookwekker net iets te simpel? Dan raad ik je Forest aan. Forest is een handige app om je productiviteit een boost te geven. De app werkt ook op basis van de Pomodoro techniek, maar dan inclusief een leuk spelletje. Je stelt een tijd in waarin je aan één stuk door wilt werken (25 minuten). Als het je lukt om zonder afleding te werken, wordt je beloond met een mooie digitale boom. Wanneer je je telefoon in de tussentijd voor iets anders gebruikt, is de boom niet verder gegroeid krijg je niets. Uiteindelijk is je doel om een heel bos vol bomen te planten. Bij 250 virtuele bomen, wordt er ook nog eens een real life boom gepland.
Meditation Moments
Er zijn tegenwoordig ontzettend veel meditatie-apps op de markt. Mijn favoriet is Meditation Moments. Deze app is niet alleen in het Nederlands, maar biedt nog veel meer dan alleen (korte en lange) meditaties. Daarnaast helpt de app je tot rust komen en beter slapen, wat super goed is voor je productiviteit. Daarnaast kun je via deze app muziek afspelen met binaural beats. Met deze beats worden tonen gemaakt die je hersenen stimuleren door trillingen op een bepaalde frequentie. Golven tussen de 14 en de 30 hertz zorgen bijvoorbeeld voor focus, energie, en een helder hoofd en zijn ideaal om je goed te concentreren.
Momentum
Momentum is een Chrome extensie, die je helpt je om gedurende de dag je focus te behouden. Wanneer je Chrome start, verschijnt een persoonlijk welkomstbericht met een inspirerende quote (wordt ik altijd al super blij van). Daarna geef je de extensie je doel voor de dag in of een taak die je graag af wilt hebben. Bij het openen van ieder nieuw tabblad krijg je dan die taak of dat doel te zien. De extensie helpt je dus je doelen scherp te houden en je te houden aan de taak die je wilt doen.
Freedom
Herken je het? Je hebt met jezelf afgesproken om heel veel te gaan doen en flink wat taken van je to do lijst af te vinken. Maar dan is Instagram of Facebook wel ineens heel verleidelijk en voor je het weet ben je een uur verder. Met Freedom voorkom je dit. De extensie zorgt ervoor dat je maar een bepaald aantal minuten per dag op tijdrovende sites kunt besteden en blokkeert de rest van de dag zodra je dit maximum hebt bereikt. Dan val je niet in de valkuil van de kattenfilmpjes.
Tools om je tijd te plannen
Papieren en digitale planner
De meest fijne manier om al mijn taken en afspraken te plannen is voor mij nog steeds met een digitale planner (voor al mijn afspraken) in combinatie met een papieren planner. Met Google Calender plan ik al mijn afspraken. Dit doe ik digitaal zodat ik mijn agenda ook kan meenemen naar afspraken (op mijn telefoon). Op het moment dat ik ga bekijken wanneer ik welke taken wil uitvoeren, gebruik ik een papieren planner. Op dit moment is de planner van Structuurjunkie mijn favoriet. Maar ik wissel regelmatig. Iedere papieren planner met dik papier (ik schrijf met vulpen) en een verticale dagindeling met genoeg ruimte voor to do’s werkt voor mij.
Trello
Trello is voornamelijk gemaakt om projecten in te plannen als je met mensen samenwerkt. Ik gebruik het bijvoorbeeld voor mijn accountability met mijn business buddy. In Trello kun je een projectbord aanmaken waarin je to do’s kunt toevoegen en afvinken. Maar ik vind Trello vooral ook heel fijn voor het maken van een contentplanning of mijn 90 dagen planning (incl. overzicht van mijn doelen).
Wil je mijn 90-dagen planner in Trello uitproberen? Vraag hem dan snel aan.
Toggl
Toggl is geen productiviteitstool om je tijd te plannen, maar een tool om je tijd bij te houden. Om productiever te werken moet je namelijk keuzes maken over waar je je tijd aan besteed. Dat kan alleen als je ook weet waar je tijd naartoe gaat. Toggl is dé digitale tool om je tijd bij te houden op een simpele manier en geeft inzicht in je tijdsbesteding. Je kan er eenvoudig mee bijhouden met welke taken je bezig bent geweest en hoelang. Zo zie je in een oogopslag waar je tijd naartoe gaat.
Nog meer handige productiviteitstools
1Password en Lastpass
Vaak tijd kwijt omdat je ergens niet kunt inloggen omdat je je wachtwoord kwijt bent? Met 1Password of Lastpass bewaar je al je wachtwoorden bij elkaar. Hierdoor hoef je maar één (ingewikkeld) wachtwoord te onthouden en ken je overal bij. Met deze productiviteitstools hoef je nooit meer hetzelfde wachtwoord te gebruiken voor verschillende accounts (wat de kans om gehackt te worden vergroot) én je hoeft nooit meer eenvoudige wachtwoorden op te geven omdat je het anders niet kunt onthouden.
Wat is jouw favoriete productiviteitstool?
Ontbreekt er volgens jou een goede tool in dit lijstje? Laat weten wat jouw favoriete tool is door een reactie achter te laten in de comments onder dit blog.
Kwalisite