Je werkplek organiseren: enkele tips. - Simple Organizing

Je werkplek organiseren: enkele tips.

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp

Je hoort vaak: ‘een leeg bureau betekent een leeg hoofd’. Voor mij geldt dat zeker (en overigens niet alleen voor mijn bureau, maar ook voor de eettafel, het aanrecht enz.). Maar voor nu wil ik het hebben over een opgeruimd bureau: je werkplek organiseren. Ik ga er even vanuit dat je ook werkt vanachter een bureau voor het grootste gedeelte van je tijd. Je werkplek is het startpunt van de rest van je werkzaamheden en een opgeruimd bureau maakt dat je de rest van je werk ook effectiever aanpakt. Maar hoe zorg je er nu voor dat je bureau opgeruimd blijft en efficiënt werken mogelijk maakt? Hieronder enkele tips. 

werkplek organiseren

Waarom zou je je werkplek organiseren?

Ik ken niet veel mensen die opruimen echt leuk vinden (een uitzondering daargelaten). Maar bedenk eens wat het je oplevert? Het zorgt voor orde, rust en overzicht. Je werkplek organiseren zorgt er daarnaast ook nog eens voor dat je productiever kunt werken en dat je veel minder stress ervaart.

Een bureau met stapels papier, een overvolle inbox, een planner vol met afspraken en een ellenlange to do lijst. Je wilt je doelen behalen, maar je kunt lastig focus halen en krijgt echt niets gedaan. Herkenbaar? Het beste wat je in die situatie kunt doen is een start maken je werkplek organiseren.

Je bureau opruimen

Als eerste ligt het natuurlijk voor de hand om bij je werkplek organiseren aan de slag te gaan met alles wat om je heen is: je bureau.

  • Ruim de pennen (en potloden, maar wie gebruikt die nog?) op die je niet gebruikt of nodig hebt. Waarom hebben veel bureauwerkers toch een pennenbak vol met pennen en potloden? Je hebt maar een hand om mee te schrijven en ook maar een pen nodig. Zorg dat de pennen niet in het zicht liggen of nog beter, gooi ze gewoon weg. Zeker de pennen die het niet meer doen.
  • Wie heeft mij oplader gezien? Ik ben mijn oplader kwijt! Geef al je opladers een vaste plek. Maak op je bureau of in een la een plekje waar je al je opladers hebt liggen van telefoon, laptop en andere elektronica die je gebruikt. Zo heb je alles bij elkaar liggen en hoef je niet steeds op zoek naar de opladers.
  • Leg veelgebruikte items vlakbij elkaar en vlak bij je in de buurt. Het lijkt een open deur, maar hoe vaak worden bureaus ingericht op basis van uiterlijk in plaats van handigheid?
  • Zorg ervoor dat (in ieder geval veel gebruikte) documenten binnen handbereik liggen. Het zelfde geldt voor andere benodigdheden die je vaak gebruikt, zoals bijvoorbeeld post-its, die ene pen en je opschrijfboekje of planner. Berg spullen die je minder vaak gebruikt verder van je bureau op.
  • Gebruik zoveel mogelijk digitale documenten. Niet alleen goed voor het milieu, maar het scheelt ook enorm veel rommel op je bureau
  • Hou je van lijstjes en onthouden door dingen op te schrijven op papier? Hou een opschrijfboekje bij de hand. Gedurende de dag is er vaak van alles wat je toch even snel opschrijft. Tijdens een telefoongesprek, een kort gesprek met een collega of een ideetje wat je te binnen schiet. Je kunt een en ander ook direct op je computer noteren maar een simpel schrijfblok of schrift met een pen werkt vaak net zo effectief. Let er wel op dat je een notitieblok of schrift gebruikt met velletjes die niet los kunnen raken. Dan raak je je aantekeningen ook niet kwijt.
  • Organiseer gedurende de dag door, bijvoorbeeld na het afronden van een taak op je takenlijst. Het is efficiënter om gedurende de werkdag er voor te zorgen dat je bureau opgeruimd en georganiseerd blijft dan te proberen aan het einde van de dag of de week alles op orde te krijgen. Pak het steeds klein aan en probeer je bureau opgeruimd te houden.

werkplek organiseren

Je inbox organiseren

Tegenwoordig werken we allemaal digitaal. Het opruimen en organiseren van je inbox is dus bijna net zo belangrijk als het organiseren van je fysieke omgeving en je bureau.

Start met het creëren van een eenvoudige, maar voor jou logische mappenstructuur voor alle e-mail die je wilt bewaren. Zorg ervoor dat je niet te veel mappen maakt. Tegenwoordig zijn de zoekfuncties van een gemiddeld e-mailprogramma zo goed dat je e-mail gemakkelijk en snel kunt terugvinden. Ik gebruik zelf:

  • Inbox
  • Actie
  • Wachten op
  • Archief

De inbox spreekt denk ik voor zich. Ik plan iedere dag 2 maal een half uur om mijn e-mail weg te werken. Alle e-mails die ik binnen 2 minuten kan afhandelen, handel ik meteen af. De e-mail die een langere actie betreft of waar een langere taak aan vastzit. Zet ik in de map Actie (en ik zet de taak op mijn to do lijst). In de map Wachten Op staan alle e-mails waarvoor ik de reactie van een ander nodig heb voor ik de taak kan afronden. In het Archief komen alle e-mails terecht die ik wil bewaren.

Heb je mappen gemaakt?  Start dan met het verwerken van alle e-mail uit jouw inbox,  door over iedere email een beslissing te nemen. Zet de taak in je planner, stuur door, archiveer of DELETE. Ga door totdat je inbox leeg is.

Hulp Nodig?

Wil jij aan de slag met het opruimen van je administratie, maar heb je geen idee waar je moet beginnen? Weet je niet wat je met je papier stapels aan moet? Wil je je administratie eens goed uitzoeken en heb je daar hulp bij nodig? Dan kan ik je helpen. Samen met jou breng ik structuur aan in je administratie. Neem contact op voor meer informatie of bekijk mijn aanbod voor meer structuur.

0 0 vote
Artikelbeoordeling
Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on whatsapp
productiviteit vrouwen

Download mijn gratis
e-book

Met de 10 geheimen voor meer productiviteit.

Lees de privacyverklaring over de verwerking van jouw gegevens.

Abonneren
Abonneren op
guest
0 Reacties
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x
()
x